Fotógrafo para un evento de empresa: qué pedir y qué sale mal

El guion de fotos

Antes del evento, media hora de conversación resuelve el noventa por ciento. Lo que hay que dejar por escrito:

Las imprescindibles. Las tres o cuatro que sí o sí tienen que existir: la foto de familia con todo el equipo, el ponente principal en el escenario, la entrega de un premio, la firma de un acuerdo. Con hora aproximada.

Para qué se van a usar. No es lo mismo una nota de prensa que la web, LinkedIn o un vídeo posterior. Cambia el encuadre y, sobre todo, el formato. Si va a haber texto encima, hay que dejar espacio vacío a propósito.

Quién es quién. Una lista corta con las personas que no pueden faltar en las fotos. El fotógrafo no conoce a vuestro director general.

El logotipo. Si tiene que salir legible, hay que decirlo: condiciona dónde se coloca el fotógrafo durante todo el evento.

Los tiempos, que son la otra mitad

El grupo primero, no al final. Es el error más caro y el más repetido. La foto de todo el equipo se hace cuando todo el equipo está — normalmente al principio o justo después de la comida. Al final de la jornada ya falta un tercio.

Una selección rápida el mismo día. Si hay que publicar en redes durante o justo después del evento, pedid diez o quince fotos en cuatro horas y el resto después. Es una petición razonable y hay que acordarla antes, no pedirla a las once de la noche.

El resto en una semana. Para un evento de una jornada es un plazo normal.

Los permisos, que se olvidan siempre

Fotografiar a empleados y asistentes tiene implicaciones que una sesión de pareja no tiene:

• Avisad a los asistentes de que habrá fotografía y de dónde se publicarán. Un cartel a la entrada y una línea en la convocatoria.
• Prevéd una forma de decir que no. Alguien siempre prefiere no salir, y es mejor saberlo antes que retirar una foto después.
• Si hay menores —una jornada de puertas abiertas, un evento familiar—, hace falta consentimiento explícito.
• El uso comercial es otra licencia. El uso personal habitual no cubre publicidad. Se acuerda antes y afecta al precio. Más en la guía para empresas.

Lo que sale mal y se puede evitar

La luz de sala. Los salones de congresos suelen tener luz mixta y escasa. Preguntad si el fotógrafo va a usar flash y si eso es aceptable durante una ponencia; si no lo es, hay que saberlo con antelación, no en el momento.

El escenario a contraluz. Un ponente delante de una pantalla iluminada es el caso más difícil de un evento. Se resuelve, pero conviene que el fotógrafo lo vea antes.

Doscientas fotos de gente comiendo. Ocurre cuando no hay guion: el fotógrafo hace lo que ve. Con una lista, no pasa.

Nadie que ordene el grupo. La foto de familia necesita a alguien de la empresa dirigiendo, no al fotógrafo gritando nombres que no conoce.

Qué preguntar antes de contratar

1. Cuántas horas cubre y qué cuesta la hora extra.
2. Cuántas fotos entrega y en cuánto tiempo.
3. Si hace selección rápida el mismo día.
4. Si tiene equipo de repuesto — un evento no se repite.
5. Si ha trabajado en ese tipo de sala antes.

Cómo leer un portafolio sigue valiendo aquí, con un matiz: mirad reportajes completos de eventos, no selecciones. Lo que distingue a un buen fotógrafo de eventos es el nivel sostenido durante ocho horas, no la mejor imagen del año.

Puedes contarnos qué evento tienes en mente desde la página para empresas.